Вообще как вариант сделать следующее...
Прикрутить к вашему OutLook CRM.
Потом в CRM создать рабочую группу, добавить пользователей, настроить права и т.д.
Потом написать скрип на JS или VBA который будет срабатывать на событие "почта пришла", на конкретный ящик, то создавать задачу и ставить в ней ответственного эту рабочую группу
Конечно не уверен что это можно реализовать
Но попытаться можно
Ну или делать какой-то сервис, который будет мониторить ваш Exchange и что-то создавать в CRM )
Как найдете решение, то обязательно свистите
Будет интересно посмотреть )